「領収書が見つからない…これって全部“ダメ”になりますか？」

答えはいいえです。

ポイントは、事前準備と代替証拠の積み上げです。

本記事は、個人・法人を問わず、税務調査の前後14日をどう動くか、領収書がない支出をどう守るかを、実務視点でわかりやすく整理しました。

税務調査に向けた「準備の全体像」

税務調査の多くは事前通知のうえで実施されます。

通知後に慌てないために、14日前（2週間前）から当日までの道筋を決め、証拠の置き場所と見せ方を整えることが、もっとも効率的で安全です。

以下のタイムラインとフォルダ設計を土台に、担当の役割を固定して進めましょう。

14日前〜当日までのスケジュール（ToDoタイムライン）

※多くの実地調査は原則として事前通知があります（適用除外の例外あり）。

日程変更が必要な場合は、合理的な理由の範囲で協議が可能です。

フォルダ設計（税目×年度×取引類型×証拠強度）

税務調査に備えたフォルダ設計は「どこに何を置くか」を明確にすることで、調査当日の提示がスムーズになります。

以下の表は、基本的な設計例です。

ファイル命名ルール

インデックス表（index_YYYY.xlsx）の推奨列

当日の動線・役割分担（代表／経理／税理士）

・代表：事業の概要・方針・組織体制など“全体像”の説明に専念し、個別数値は担当へ橋渡しする。（トップが細目に踏み込み過ぎると、現場との回答差異が生じやすく混乱の原因になります）

・経理：資料の所在と突合ルール（通帳→伝票→請求書→納品）の説明に集中する。（出し戻しの記録を残し、原本の保全と差し替え防止を徹底しましょう）

・税理士：窓口一本化と議事の整理、結論が出ない論点の持ち帰り管理を担う。（推測回答は避け、後刻回答として期限と形式を合意しましょう）

領収書がない＝即否認ではない｜代替証拠の考え方

領収書を失くしても、ただちに経費が全滅というわけではありません。

税務調査で重要なのは、①取引が実在したか、②支出が事業関連か、③金額が合理的か、の3点を客観資料で説明できるかです。

とくに消費税の仕入税額控除は保存要件が厳格ですので、請求書等の欠落は控除否認リスクが高まります。

証拠の3要素（①取引の実在 ②事業関連性 ③金額の合理性）

・実在：通帳・カード・ネット銀行の第三者痕跡、メール・チャットの送受信履歴、納品・検収の記録など（人の記憶ではなく外部の客観データで裏づけられているかが要点になります）

・事業関連性：契約書・発注書・業務日報・社内の稟議や経費規程、案件名とのひも付けなど（私費混入を避けるルールが事前に運用されているかが信頼形成に直結します）

・金額の合理性：見積–発注–納品–検収–支払いの因果の流れ、単価×数量×期間、同種相場との整合（“だいたいこのくらい”では弱く、算式で説明できることが望ましいです）

代替資料の強さマップ（保存版）

「領収書だけが絶対条件」ではない一方、消費税は保存要件が明文です。

インボイス制度下では、適格請求書の保存と帳簿記載が整っていないと、仕入税額控除が否認されうるため、上表の★★★のセットを最優先で整えましょう。

カード明細・通帳・契約書・メール・納品物・出金伝票の使い分け

・カード、通帳：第三者痕跡の中核。金額・日付・相手先を主台帳と突合し、用途メモで案件名まで紐づけます。

・契約書：事業関連性の根拠。条項の範囲と実態がズレると弱くなるので、納品書・検収書で補強しましょう。

・メール、チャット：時系列の接着剤。検索ワード（案件名・金額・発注番号）を事前ルール化しておくと有効です。

・納品物（写真/URL/成果物）：実在の最後尾。IT・クリエイティブでは、アクセスログやGitの履歴も役立ちます。

・出金伝票：現金経費の救済策。相手先の連絡先・位置情報など客観要素を必ず添付してください。

ケース別｜領収書がないときの対応

状況に応じて優先順位を決め、短時間で証拠を束ねるのがコツです。以下は想定頻度の高い4パターンの実務手順です。

全部ない場合と一部ない、電子のみ、ネット銀行のみのときの対応

・全部ない：請求書の再発行を最優先。不可なら、見積→発注→納品→検収の連鎖＋通帳/カード明細で代替します。そのうえで、メール/チャットのやり取りを抽出し、1案件1PDFに束ねると説明が通りやすくなります。

・一部ない：欠落分だけ「代替証拠パック」を作成。ファイル名は「YYYYMMDD_取引先_金額_案件」で統一します。

・電子のみ：PDFや画像の改ざん防止のために版管理を記録し、同一ファイルの差し替えは避ける運用にします。

・ネット銀行のみ：CSVを出力し、取引先マスターで支払種別・案件名を追記。摘要欄の俗称は備考で正規名に置換します。

現金経費の補強

現金は痕跡が弱いため、出金伝票＋相手先確認（名刺/URL/地図）＋社内規程の3点セットで事業関連性を担保します。

再発行が見込める店舗は早期に依頼し、再発行不可の回答メールも証拠として保存しましょう（“依頼したが困難だった”の記録が評価されます）。

インボイス（適格請求書）・消費税の要件注意

仕入税額控除は帳簿＋（適格）請求書等の保存が要件です。

番号の欠落や区分経理の不備は、控除否認の主要因となり得ます。

毎月、適格番号対照表で受領請求書のチェックをし、欠落があれば速やかに相手先へ訂正依頼をかけましょう。

提出と「持ち帰り」への備え

提出は原本保全と差し替え防止が最優先です。

さらに、調査官が資料を“持ち帰る”期間のコミュニケーション設計が、調査の長期化を防ぐ最短ルートになります。

紙・電子データの提出ルール

・紙：原本はクリアファイル＋インデックスで管理し、コピー（写し）を提出。原本の出し戻しは記録簿に残します。

・電子：フォルダ目次（index.xlsx）を置き、バージョンと作成日を明示。任意でハッシュ値を記録すると信頼が増します。

・共通：提出リストを双方で確認し、“宿題一覧”に期限・形式（紙/電子）を明記して合意しましょう。

持ち帰り期間中の問い合わせ・追加依頼への返し方

・電話、口頭は要点メモを当日中に作成し、税理士から文面で再確認します（誤解や要件のブレを防ぐため）。

・追加依頼はまとめてパッケージ提出し、再提出の条件（この資料が揃えば足りるのか）を明確化しておきます。

・期日が厳しい場合は、部分提出＋残部の提出計画を先に合意し、無用な催促を回避します。

当日の台本＆NG対応

台本があると、場当たり対応や推測回答を避けられます。

以下のフレーズは、そのまま使える形で用意しました。

最初の挨拶〜ヒアリング〜資料提示の台本

・挨拶：「本日の窓口は○○税理士です。事実関係の一次回答は私が行います。必要資料は一覧に沿ってご提示します。」

・概要説明：「対象年度の事業概要、売上構成、原価・外注、主要経費、消費税の区分経理について順にご説明します。」

・提示順序：「売上→仕入→経費→通帳/カード→契約→適格請求書対照表→代替証拠パックの順にご確認ください。」

・不明点対応：「事実確認が必要な点は後刻回答とし、期限と形式をここで合意させてください。」

・クロージング：「本日の未提出・宿題を相互確認し、提出期日と方法（紙/電子）を記載したメモを共有します。」

やってはいけない行為（改ざん／推測回答／口頭のみ 等）

・改ざん、破棄、隠匿：事前通知後の不自然な書類作成や改変は、重大な評価低下につながります。

・推測回答：断定できない事項は後刻回答へ。場の空気で“たぶん”と言ってしまうのが最も危険です。

・口頭のみ：説明は文書化し、第三者痕跡で裏づけて初めて力を持ちます。

まとめ

領収書がない支出は、一律否認ではありません。

実在・関連・金額の3点を代替証拠で積み上げ、T-14日から当日までの設計図どおりに動けば、調査は落ち着いて乗り切れます。

消費税は特に適格請求書の保存がカギ。

月次で点検し、欠落があれば即訂正——この習慣が、調査の強さをつくります。